Introdução

A PyConBrasil é um evento organizado pela Associação Python Brasil com o objetivo de reunir os envolvidos com Python e tecnologias relacionadas, apresentando-as aos novos interessados. É também uma oportunidade para as pessoas se encontrarem e conhecerem pessoalmente os companheiros de listas de discussão.

Este documento foi criado por Marco André Lopes Mendes, com modificações dos membros da diretoria da Associação Python Brasil. O objetivo é auxiliar na organização de eventos futuros da Associação Python Brasil, sobretudo das edições futuras da PyConBrasil.

História

A PyConBrasil 1 foi realizada no Centro de Computação da Unicamp, em 2005, sob a organização do Rodrigo Senra e Rubens Queiroz (responsável pela dicas-l) e contou com cerca de 100 participantes. Planejada inicialmente para ser um encontro de um dia, foi denomindada PyConDay. Mas o evento se expandiu para dois dias de palestras e passou a ser o PyConBrasil 1.

Ainda no mesmo ano, no dia 18 de outubro, houve um evento de dimensão menor, organizado pela equipe do SERPRO/RJ: Giuseppe Romagnoli, Maria-Prado Lima, Luis Guilherme Aldabalde, entre outros. Este evento se chamou PYCONDAY e foi realizado no Serpro RJ, mostrando o vigor da comunidade e a demanda por uma conferência de Python periódica e de abrangência transestadual. No ano seguinte, em 2006, a PyConBrasil 2 foi realizada no Interlegis, em Brasília, organizada pelo Jean Rodrigo Ferri e sua equipe. Foram cerca de 200 participantes. Nessa edição foram incluídos os minicursos de quatro horas de duração em paralelo às palestras. Outra novidade foram as palestras-relâmpago, com cinco minutos de duração, que são tradicionais em eventos da comunidade Python ao redor do mundo.

A PyConBrasil 3 foi realizada em 2007, na SOCIESC, em Joinville/SC. O evento foi organizado pelo Marco André Lopes Mendes e mais uma grande equipe, que auxiliou em diversas das atividades necessárias ao sucesso de um evento como esse. Foram três dias de evento, mais uma noite de pré-evento, quando foi realizada a Assembléia da Associação Python Brasil para a eleição de uma nova diretoria. O evento contou com mais de 350 inscritos. No programa havia mais de 50 palestras e 10 minicursos. As novidades nesse evento foram as duas salas de treinamento em paralelo às palestras e também a feira de expositores. Houve participação de palestrantes internacionais e o público reuniu representantes de todo o Brasil.

Em fevereiro de 2008, Luis Gustavo Neves, do CENPES-Petrobrás/RJ, organizou um encontro de dois dias no próprio CENPES para reunir a comunidade PyScience-Brasil, recém-formada durante a PyConBrasil 2, no ano anterior.

A PyConBrasil

Com a experiência adquirida nessas edições foi possível fazer com que a PyConBrasil se tornasse um evento de peso no cenário brasileiro. Por conta desse reconhecimento, a organização do evento foi se tornando cada vez mais exigente e este manual busca fornecer ajuda a todos os interessados em organizar uma edição desta conferência em sua cidade.

A PyConBrasil é uma conferência itinerante desde o início, pois desta forma podemos garantir a presença de pessoas dos mais diversos lugares do Brasil em pelo menos uma de suas edições. Isso também permite o envolvimento das comunidades regionais que são parte fundamental da grande comunidade Python brasileira.

Em todas as edições da PyConBrasil uma pessoa da comunidade fica responsável por coordenar e gerenciar todos os envolvidos na organização do evento. Essa pessoa recebe, por razões históricas (consulte o Rodrigo Senra para maiores detalhes), o título de 'Big Kahuna'. O 'Big Kahuna' é o grande chefe, o maestro da organização, se ele trabalha bem o evento é um sucesso, se ele não trabalha bem o evento não sairá direito. Todavia, em todas as edições, o evento é fruto do trabalho de diversas pessoas, e é responsabilidade de todos o sucesso da empreitada.

Cronograma de planejamento

Iniciar o planejamento do evento com antecedência é essencial para o seu sucesso. Dessa forma, um dos maiores erros que se pode cometer é retardar o início dos trabalhos. Recomendamos, que o início do planejamento do evento se dê, pelo menos, com seis meses de antecedência.

Segue um cronograma das atividades mais importantes no processo de planejamento de uma PyConBrasil (acrescentar as datas ou períodos aqui é importante):

• Abertura de chamada para a escolha do Big Kahuna e do local da próxima PyConBrasil;
• Votação e escolha do Big Kahuna e do local da próxima PyConBrasil;
• Aberta a chamada para palestras e minicursos;
• Definição das palestras e minicursos e divulgação da grade;
• Abertura das inscrições para o público.

Escolha do Big Kahuna, da cidade e do local do evento

Pesquisa pré-evento

O pessoal do Plone Conference realiza uma pesquisa prévia, verificando as expectativas da comunidade em relação ao local e formato do evento. É algo que podemos considerar realizar na PyConBrasil, mas precisamos definir um período pra isso.

Papel da ApyB

No caso da Plone Conference, foi feito um "empréstimo" aos organizadores para as despesas iniciais, que foi devolvido após o recebimento de dinheiro de patrocínios e inscrições. É algo a ser considerado.

Detalhes a serem considerados (brainstorm)

• Local para almoço
• Oferecer ou não coffee-break?
• Locais para ir após o evento: deve-se listar os locais e oferecer aos participantes do evento essa informação para que programem suas noites.
• Jantar: seria legal ter um evento formal no formato de jantar por adesão? Algo a se considerar
• Transporte: contato com taxistas para conseguir descontos especiais aos participantes, garantindo a sua organização na oferta dos serviços.
• Documentos diversos: devemos criar um repositório com todos os documentos gerados durante o evento: logos, folders, banners, camisetas, wallpapers, certificados, crachás, etc. Isso vai trazer grande ajuda aos organizadores das demais edições.

Orçamento

• Seria importante colocarmos aqui as planilhas relativas ao orçamento da PyConBrasil 3, para orientarmos os organizadores da próxima edição

Patrocínio

Até o momento, grande parte dos recursos necessários à realização da PyConBrasil veio de patrocinadores. As inscrições representaram um valor pequeno - podemos até mesmo considerar fazer uma doação desse valor a algum projeto social na cidade, a exemplo do que foi feito na primeira edição.

A contratação de uma empresa que se encarregue da captação e gerenciamento dos patrocínios foi uma decisão que deu certo na PyConBrasil 3 e deve ser repetida nas demais edições.

Taxa de Inscrição

Atualmente, adotamos o seguinte formato para taxa de Inscrição e tipos de participação:

• Estudantes: R$ 15,00
• Membros SBC e ABRAWEB: R$ 20,00
• Público em geral: R$ 30,00

Uma forma mais simples seria ter apenas dois tipos de inscrição: estudantes e membros da APyB e demais inscritos. Com relação aos estudantes, isso levaria a um trabalho a mais, de conferir a documentação no processo de cadastramento. Também não temos nenhum tipo de inscrição de um dia. Palestrantes e equipe de organização não pagam inscrição. Alguns patrocinadores também negociaram um número de inscrições para sua equipe. Na PyConBrasil 3, tivemos duas noites com programação especialmemte direcionada aos acadêmicos e aberta a todos os interessados sem custo.

Filmagem e disponibilização dos vídeos das palestras

Contratamos uma empresa de filmagem, com o objetivo de termos uma gravação profissional. Pontos importantes:

• Pegar o áudio da mesa de som;
• Ter dois câmeras é melhor: um filma o palestrante e outro os slides. Existem formas também de pegar os slides direto da mesa;
• Garantir que a empresa vai disponibilizar os vídeos num formato com qualidade de DVD e que seja possível converter para um formato mais adequado para oferecer na web;
• Transmissão ao vivo necessita de uma boa estrutura e não privilegia quem assiste pessoalmente;
• Gravar e disponibilizar com um pequeno atraso exige uma estrutura menor e ainda assim auxilia quem não pode vir ou perdeu a palestra por algum motivo;
• Filmar os minicursos não foi possível, mas é algo a ser pensado;
• Pode-se fazer DVDs posteriormente para a comercialização.

Banners

Fizemos dois banners para colocar ao lado do projetor e na frente do palco. Infelizmente eles aparecem muito pouco nas filmagens. Algo mais efetivo seria a colocação de um banner na frente do púlpito onde o palestrante fica, ou logo ao lado dele. É importante que os logos dos patrocinadores estejam nos banners.

Fotos

Contratamos uma empresa, que fez toda a cobertura, gerando DVD com arquivos em alta qualidade. Nenhum tipo de foto se compara às produzidas por um profissional. Recomendamos fortemente esse investimento.

Uma outra idéia é ter um voluntário com um notebook e leitor de cartões e incentivar o pessoal a descarregar as fotos ali para ter um grande repositório. Infelizmente não tivemos sucesso com essa iniciativa. Por outro lado, após o evento conseguimos criar uma lista de sites e fotologs com registros do evento.

Projetor

A possibilidade de ligar dois computadores ao projetor é muito importante, pois permitiria passar avisos e propagandas durante a preparação do palestrante. Tivemos muitos problemas com notebooks que não quiseram conversar com o projetor na hora da palestra. Testar com antecedência é essencial, assim como ter um equipamento de reserva.

Estandes

É importante contratar uma empresa conhecida para fazer a instalação dos estandes, com toda a estrutura necessária, incluindo rede, telefonia, eletricidade, etc.

Infraestrutura de rede sem fio

Utilizamos três Access Points abertos e com acesso irrestrito à Internet. Falhamos em não dispor de pontos de força em maior quantidade. Mesas livres para quem precisa utilizar seu notebook por mais tempo também são importantes.

Secretaria do evento

Uma secretaria durante todo o período do evento poupa muito trabalho e agiliza as inscrições, impressões de última hora, confecção de crachás, etc.

Material para os participantes

Normalmente fornecemos uma pasta, caneta, bloco e brindes dos patrocinadores, como revistas, folders, etc. A idéia de dar uma camiseta pra cada inscrito foi um sucesso e deve ser repetida.

Laboratórios

Ubuntu instalado parece ser o padrão. Alguns treinamentos podem exigir Windows. Projetor e acesso à Internet são essenciais. Deve-se pedir aos palestrantes que enviem com antecedência os requisitos de instalação. Eles também devem estar cientes de que devem testar os laboratórios com antecedência e instalar qualquer coisa que a equipe não consiga.

Divulgação

Divulgamos na mídia local e sites. Entrevista em rádio e TV são importantes e podem ser conseguidas se houver algum profissional da área envolvido, como uma área de divulgação, marketing, ou similar. O Big Kahuna e outras pessoas de confiança devem estar prontos para participar desses eventos. Press releases devem estar prontos com antecedência para enviar e também servirem de orientação nas entrevistas. Informações como objetivo do evento, número de palestras, minicursos, inscritos são fundamentais. Também é bom ter temas de interesse do público leigo, para atrair a atenção.

Sempre que possível, essas entrevistas devem ser copiadas para oferta posterior no site do evento. Empresas de clipping normalmente vendem este tipo de material e conseguem coisas que nem sabemos que saíram na mídia.